Presentación del Problema
Revisar variables, controlar cantidad de unidades, seguir metas o cualquier actividad relacionada con medidas de desempeño pueden ser tareas fáciles de realizar si utilizamos la Gráfica Dona, esta gráfica nos permite identificar visual y numéricamente en que porcentaje se ha cumplido una actividad, además, podemos agregar colores para que hagan referencia al nivel en el que nos encontramos. Entonces vamos a ver como se construye este tipo de gráfico.
Contexto
Supongamos que somos directores de un proyecto ecológico encargado de plantar árboles y la meta al terminar el año 2014 es de 1000 árboles plantados. Al final de cada mes debemos registrar en la tabla de la Imagen 1 la cantidad de árboles plantados.
Imagen 1 – Tabla de Árboles Plantados en el año 2014
En la celda B15 se encuentra la meta para este ejemplo.
Pasos para elaborar la Gráfica:
Porcentaje de Cumplimiento
Como primera acción, debemos calcular el total de nuevos árboles plantados hasta el mes actual, para ello, utilizamos la función Suma aplicándola al rango donde se deben ingresar los árboles plantados en cada mes. Ver Imagen 2
Imagen 2 – Total de Árboles Plantados
Ahora calculamos el porcentaje de cumplimiento de la meta (ver Imagen 3), el cual debe estar en formato de porcentaje.
Imagen 3 – Porcentaje de Cumplimiento
Creación de la Gráfica
El primer paso consiste en crear una tabla idéntica a la que se muestra en la Imagen 4. A continuación entenderemos la función y particularidades de cada una de las columnas.
Imagen 4 – Tabla para el gráfico
Explicación de cada columna
Columna Color: En esta columna vamos a escribir los colores que deseamos en la gráfica en cada uno de los niveles. Además, debemos agregar un campo denominado Campo en Blanco el cual representa el porcentaje faltante de la meta pero que no tiene ningún color.
Columna Rango: En esta columna se definen los rangos en los que la gráfica va a tomar un color determinado, Ejemplo: 100% – 90%, entre el 100% y el 90% la gráfica va a ser de color azul.
Columna Referencia: En esta columna escribiremos los porcentajes que van a ser utilizados en las fórmulas que permitirán crear nuestra gráfica.
Es importante resaltar que las anteriores columnas solo tienen la función de guiarnos y no se utilizaran en la construcción de la gráfica.
Columna Cálculo: En esta columna van las siguientes fórmulas:
- =SI(Y($B$17<=F3;$B$17>=F4);$B$17;0), Si el porcentaje de la meta es menor o igual que 100% Y el porcentaje de la meta es mayor o igual que 90%, entonces ubicar el porcentaje de meta cumplido, sino es 0. Ver Imagen 5.
Imagen 5 – Rango entre 100% – 90%
- =SI(Y($B$17<F4;B17>=F5);$B$17;0) Si el porcentaje de la meta es menor que 90% Y el porcentaje de la meta es mayor o igual que 70%, entonces ubicar el porcentaje de meta cumplido, sino es 0. Ver Imagen 6.
Imagen 6 – Rango entre 89% – 70%
- =SI(Y($B$17<F5;$B$17>=F6);$B$17;0), Si el porcentaje de la meta es menor que 70% Y el porcentaje de la meta es mayor o igual que 50%, entonces ubicar el porcentaje de meta cumplido, sino es 0. Ver Imagen 7.
Imagen 7 – Rango entre 69% – 50%
- =SI(Y($B$17<F6;B17>=F7);B17;0), Si el porcentaje de la meta es menor que 50% Y el porcentaje de la meta es mayor o igual que 30%, entonces ubicar el porcentaje de meta cumplido, sino es 0. Ver Imagen 8.
Imagen 8 – Rango entre 49% – 30%
- =SI(Y($B$17<F7;$B$17>F8;B17);B17;0), Si el porcentaje de la meta es menor que 30% Y el porcentaje de la meta es mayor que 0%, entonces ubicar el porcentaje de meta cumplido, sino es 0. Ver Imagen 9.
Imagen 9 – Rango entre 29% – 1%
- =1-B17, esta última formula representa el porcentaje que falta para cumplir la meta. Imagen 10.
Imagen 10 – Porcentaje de la meta que falta por Completar
Una vez calculadas las fórmulas, insertamos un gráfico de tipo anillo solo con los datos de la última columna. (Seleccionamos los datos -> Insertar -> Gráficos -> Anillo) Ver Imagen 11.
Imagen 11 – Insertar Anillo
Imagen 12 – Anillo
Ahora, debemos hacer que el anillo tenga los colores que nosotros pre-seleccionamos, para llevar a cabo esta acción es necesario poner en la tabla, valores para que el porcentaje de cumplimiento de la meta quede en cada uno de los rangos y ahí seleccionamos la porción y le damos el color deseado.
Entonces, el primer paso es dejar sin relleno el área referente a la celda Campo en Blanco. (Doble Clic izquierdo sobre el área en mención (parte verde) -> Relleno y Línea -> Relleno -> Sin Relleno).
Imagen 13 – Relleno en Blanco
Ahora hacemos que el porcentaje de cumplimiento quede en el primer rango y seleccionamos esta sección con doble clic y repetimos el proceso anterior, pero ahora el color seleccionado será Rojo Imagen 14, y así sucesivamente para cada rango. En las siguientes imágenes se detalla el proceso.
Imagen 14 – Sección Roja
Imagen 15 – Sección Naranja
Imagen 16 – Sección Amarilla
Imagen 17 – Sección Verde
Imagen 18 – Sección Azul
Ahora, eliminamos el título del gráfico, la leyenda de las series y todos los valores aleatorios utilizados en la tabla.
Imagen 19 – Eliminar información
Además, agregamos el valor numérico, nos dirigimos a la pestaña insertar y en el grupo texto añadimos un WordArt con el estilo que deseemos, una vez insertado el WordArt lo seleccionamos y en la barra formulas hacemos referencia a la celda que muestra el porcentaje.
Imagen 20 – Valor Numérico
Hasta la Proxima.