En su gran mayoría los reportes y hojas de cálculo que se elaboran en Excel en cualquier compañía tienen algo en común y es un diseño pobre y descuidado, debido a que se tiene la creencia general que en una hoja de cálculo no importa la estética sino solo los datos o información que contiene, lo que es completamente erróneo porque para transmitir información efectivamente un buen diseño es una pieza fundamental, sin embargo, en muchos casos, el problema es la falta de tiempo para personalizar las hojas de cálculo, no obstante, con este sencillo tip aprenderemos a mejorar la estética de un reporte a una velocidad sorprendente.
Antes de empezar debemos mencionar que desde la versión 2007 se implementó el concepto de temas de documento y que no solo están disponibles para Excel sino que también para otros programas de Office. Al aplicar un tema se personalizan los colores, fuentes y demás efectos gráficos dentro del archivo de trabajo.
Los elementos que se personalizan al elegir un Tema son:
- Celdas y rangos que usen temas de color.
- Tablas.
- Gráficos.
- Tablas Dinámicas.
- Mini gráficos.
- Slicers.
- Formas
- SmarArt
- WordArt
- Etiqueta de Hoja.
En la siguiente imagen se encuentra un reporte un diseño con los colores por defecto.
Imagen 1 – Tema por Defecto
Nota: En la pestaña Inicio, en el botón de Color de Relleno, en la primera fila de color se pueden visualizar los colores del tema.
Imagen 2 – Colores del Tema
Por el contrario, la siguiente imagen muestra los cambios con un tema predeterminado:
Imagen 3 – Tema Ion
Con un par de clics se puede cambiar todo el aspecto del reporte, si contamos con poco tiempo para optimizar nuestras hojas de cálculo este recurso es el ideal.
Aplicar Temas
Para aplicar un tema, lo primero que debemos hacer es dirigirnos a la pestaña Diseño de Página, luego, en el grupo Temas, presionamos el botón Temas, y en la lista desplegable elegimos uno que sea de nuestra preferencia dando clic sobre él, para el ejemplo mostrado en la Imagen 3, el tema con nombre Ion, y automáticamente cambian los elementos de la hoja de cálculo.
Imagen 4 – Seleccionar Tema
Personalizar Temas
Como podemos ver no existen muchos temas a disposición pero esto no representa ningún problema porque podemos personalizar los existentes rápidamente y guardarlos para usarlos posteriormente.
Si nos fijamos bien, al lado derecho del botón Temas hay tres opciones más (Colores, Fuentes y Efectos) y esos son los elementos que vamos a cambiar.
Con el tema elegido, la siguiente modificación a realizar es seleccionar una nueva paleta de color, Para ello presionamos el botón colores y se despliega una lista con varias opciones.
Imagen 5 – Cambiar paleta de Color
Si ninguna es de nuestra preferencia podemos crear una propia dando clic en la opción personalizar colores.
Imagen 6 – Colores Personalizados
En el cuadro de dialogo podemos hacer las modificaciones que nos parezcan pertinentes, y por ultimo presionando el botón guardar queda disponible para utilizar en otros archivos, algo que nos puede facilitar el trabajo.
Con el color elegido, presionamos el botón Fuentea para hacer otra elección, allí en la lista desplegable, seleccionamos la fuente de nuestra preferencia.
Imagen 7 – Fuentes
Y el cambio se refleja en todo el archivo y hasta en las etiquetas de filas y columnas.
Al igual que los colores, en la fuente, también se pueden crear elecciones de fuentes personalizadas si es el caso en el que queremos combinar dos estilos de fuente.
Imagen 8 – Crear nuevas fuentes del Tema
Aunque hagamos poco uso de formas, también existe la posibilidad de darles un estilo uniforme a todas, en el botón efectos, existe la posibilidad de elegir el tipo de efecto que más se ajuste a nuestras necesidades.
Imagen 9 – Efectos para formas del Tema
Para finalizar guardamos el tema creado dando clic nuevamente en el botón temas, y presionamos la opción Guardar Tema Actual.
Imagen 10 – Guardar Tema
Alojamos el tema en una dirección que podamos recordar fácilmente para que en otras hojas de cálculo lo podamos abrir y aplicar.
Imagen 11 – Guardar Tema en Escritorio
Y eso es todo, espero que esta publicación ayude a optimizar tus reportes y hojas de cálculo creadas.
Hasta el próximo post.