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A lo largo de las últimas semanas, hemos conocido algunos elementos de la suite de herramientas de Microsoft BI en Excel, aplicados en la creación de soluciones en inteligencia de negocios e intuitivamente hemos comprendido que Power Query u Obtener y Transformar como es conocido en la versión de Excel 2016 es inevitablemente la primera etapa en la construcción de este tipo de soluciones y por eso vamos a hablar de los conceptos básicos utilizados al trabajar con esta poderosa herramienta para Extraer, transformar y cargar datos.sPara empezar, entendamos que es una …
Solución en Inteligencia de Negocios ( Solución BI)
Podemos definir una solución BI como todo tipo de herramientas, por ejemplo, reportes o cuadros de mando enfocados en facilitar el proceso de toma de decisiones para alcanzar los objetivos de una compañía, y a su vez hacer más accesible la información para los miembros de la organización que la necesiten, para así tomar decisiones inteligentes, que no estén basadas solo en la intuición.
Inevitablemente el primer paso para crear cualquier solución BI, desarrollada en Excel o Power BI, debe ser realizado con Power Query, entendamos por que:
Proceso de Creación de una Solución BI en Excel
Para crear una solución BI debemos realizar el siguiente procedimiento:
- Extraer, transformar y cargar datos, en el libro.
- Modelar los datos, crear cálculos, Jerarquias o KPIs , o todo tipo de elementos para facilitar el análisis por parte del usuario final, que podemos ser nosotros mismos, dependiendo siempre, del tipo de solución a crear.
- Crear reportes o cuadros de mando por ejemplo, utilizando tablas dinámicas, gráficos dinámicos , formulas cubo para extraer un dato, Power View, Power Map u otras funcionalidades de Excel.
- Compartir y publicar la solución para a los miembros de la organización.
En ese orden de ideas, claramente Power Query es nuestro mejor aliado.
- Power Query es un complemento en la versión de Excel 2013
- En la versión de Excel 2016, es una funcionalidad propia llamada Obtener y Transformar.
Que nos permite tomar datos desde múltiples fuentes, limpiarlos y transformarlos en un formato tabular, definiendo una serie de pasos, para luego cargarlos ya sea en el modelo de datos o en una hoja del libro, y en consecuencia, modelarlos y analizarlos con las diferentes herramientas de Excel o Power BI Desktop.
¿Que tipo de profesional tiene el perfil para usar Power Query? te estarás preguntando, pues bien
- Analistas
- Administradores
- Ingenieros
- y en general, cualquier profesional que tenga que trabajar con datos y que posiblemente deba crear reportes o cuadros de mando.
Esta herramienta, está incluida en la nueva solución de Microsoft para crear soluciones en inteligencia de negocios, Power BI Desktop .
Nota: Reporte Creado en Power BI Desktop
Ahora bien, con esta definición un poco más clara de lo que podemos hacer con power query, entendamos, algunos conceptos claves, para trabajar con esta poderosa herramienta.
Qué es una consulta
Una consulta está formada por una serie de Pasos creados en un orden especifico definidos en el propio lenguaje de expresiones de Power Query denominado Lenguaje M , dichos pasos tienen como objetivo realizar el proceso de Extracción, transformación y carga de datos, para posterior consumo y uso en las soluciones creadas en Excel.
Nota: Debemos tener en cuenta, que cuando agregamos un paso a través del Editor de Consultas, automáticamente se genera el código necesario para lleva a cabo este paso.
Qué es el Editor de Consultas
El editor de consultas es una interfaz gráfica que nos permite agregar, editar o eliminar pasos a la consulta para aplicar el proceso ETL ( Extract – Transform – Load ) a nuestros datos y está compuesto por :
- Barra de Herramientas del Editor de consultas: Se encuentran las diferentes opciones para agregar pasos a la consulta.
- Panel de Configuración de la Consulta: Muestra las propiedades de la consulta como por ejemplo el nombre, así como la lista de pasos aplicados que tiene la consulta.
- Panel de navegación: muestra los orígenes de datos disponibles, se puede ocultar con el botón en forma de flecha.
- Panel de Resultados: muestra el resultado obtenido de la tabla, de acuerdo al paso actual.
Nota: Si elegimos un paso, el panel de resultados automáticamente nos mostrara el resultado obtenido.
5.Barra de fórmulas: lugar donde puedo modificar las expresiones en el lenguaje M, creadas para el Paso Actual.
Opciones de Carga en Power Query
Conexión – solo consulta:
Establece la conexión con el origen de datos, para llevar a cabo el proceso ETl, sin cargar los datos en ningún destino en Excel hasta que sean solicitados por otra consulta, o hasta que sea cambiado el destino de carga, es una opción muy útil para no duplicar datos en nuestro libro y utilizar la tabla obtenida por esa consulta, en otra.
Para configurar la conexión – solo consulta: Damos clic en el botón Cerrar y Cargar en, en el editor de consultas -> en el cuadro de dialogo Cargar en, que aparece, solo habilitamos la opción Crear solo Conexión -> Cargar.
Cargar datos en el modelo de Datos
La consulta carga los datos después de transformar y limpiar la tabla, en el Modelo de Datos de Excel.
Cargar datos en el modelo de datos: Damos clic en el botón Cerrar y Cargar en, en el editor de consultas -> en el cuadro de dialogo Cargar en, que aparece, habilitamos la opción Crear solo Conexión y Agregar estos datos al Modelo de Datos -> Cargar.
Cargar datos en una hoja de Excel
La consulta carga los datos directamente en una hoja del libro de Excel, como una tabla estructurada de Excel y es la configuración por defecto cuando presionamos Cargar en.
Pero te estarás preguntando, porque deberías empezar a usar Power Query, pues bien, algunas respuestas:
- Proporciona flexibilidad para trabajar en Excel y más exactamente, para realizar el proceso de Extracción, transformación y carga de datos
- Podemos conectarnos a diversas fuentes, como por ejemplo archivos basese de datos y paaginas web
- Podemos automatizar el proceso de carga para disminuir errores inevitables, producto de la repetición de tareas.
- Ya no es necesario, alojar los datos en una hoja y ocultarla, para crear soluciones en Excel.
- Limpieza y transformación de grandes cantidades de datos, eficientemente
Bueno, estos son algunos conceptos básicos a tener en mente cuando trabajamos con Power Query, por el día de hoy es todo, hásta la proxima ocasión.