Agrupar Fechas en Reportes de Power Pivot es problemático ¡y lo sabes!, en realidad este «Problema» aplica para agrupar cualquier tipo de campo en un reporte de tablas dinámica creado con el modelo de datos de Power Pivot (Solventado en XL 2016 y posteriores), para ser honesto no es problema; es en su esencia una propiedad intrínseca de Power Pivot. En este artículo quiero compartir contigo todos los detalles acerca de esto y, como solucionarlo.
Aquí nos vamos a enfocar primordialmente en agrupación de campos de fecha, por lo que empecemos con un repaso en los cambios de esta funcionalidad en las últimas versiones
Ha sido una característica de «toda la vida» agrupar campos de fechas en tablas dinámicas, es decir, en lugar de que un área de colocación aparezcan los elementos: 01/01/2015, 02/01/2015,03/01/2015, .... etc., etc. Es decir, día a día como esta en el origen de datos; Solemos agrupar esto para que aparezca por: años, meses, trimestres, semanas; o como lo deseemos en última instancia.
Con la llegada de Excel 2016, esta operación de agrupar campos de fechas se realiza de manera implícita y automática para Años, Meses y Trimestres, (Dependiendo del rango de fechas del campo) por lo que la funcionalidad queda relegada a otro tipo de agrupaciones «no tan frcuentes» que lleguemos a necesitar, por ejemplo agrupar por: Semestres o semanas.
La funcionalida de agrupación para tablas dinámicas ha sido nuestro alieado desde siempre y en su aspecto fundamental, sólo basta con pulsar clic derecho encima de los elementos de área de filas o columnas para acceder a la funcionalidad. En el vídeo: Agrupar y sus criterios, des-agrupar y autofiltros, habló sobre ello largo y tendido.
He aquí el comprtamiento de agrupación de fechas para tablas dinámicas clásicas:
Nota: Hasta quí estamos hablando de tablas dinámicas sin Power Pivot.
Vamos a ver que sucede al agrupar fechas con reportes de Power Pivot, gracias a la agrupación implícita para Excel 2016, si utilizas esta versión, tal vez no hayas notado un «pequeño detalle» para versiones anteriores, exploremos Excel 2016 en primera medida.
Let’s the party begins …
Agrupar Fechas en Reportes de Power Pivot 2016
Vamos a tomar el siguiente escenario con Power Pivot utilizando Excel 2016, tenemos la siguiente tabla de datos, note como el campo fecha tiene el tamaño de grano más fino (Con esto me refiero a que esta día a día, en contenido futuro hablaremos de granularidad en los datos). Por lo anterior deberíamos agrupar el campo de fecha …
Lo primero, añadir la tabla al Power Pivot y crear una tabla dinámica a partir de ella:
Véase como contamos con 4 campos en el panel del de campos, allí podemos ver nuestro campo de fecha; como vimos más arriba sus elementos son día a día (01/01/2015, 02/01/2015, …)
¿Qué sucede si añadimos el campo fechas al área de filas?
Automáticamente aparece un nuevo campo Fecha (mes), uno adicional por lo que ahora tenemos 7 campos, esto se generó automáticamente y agrupo las fechas por meses en esta ocasión, ya que sólo tenemos un año.
Ahora, si queremos agrupar cada mes de a rango de quince días, ya debemos proceder de manera manual pulsando clic derecho agrupar.
Cuando utilizamos tablas dinámicas con Power Pivot en Excel 2016 y añadimos campo de fecha a alguna área de colocación, aparte de la agrupación automática, podemos seguir agrupando estás fechas sin ningún inconveniente utilizando la opción clásica de agrupación de tablas dinámicas.
So far, so good …
Agrupar Fechas en Reportes de Power Pivot 2013 y 2010
Hay que decirlo, Microsoft nos ha facilitado las cosas muchísimo en la última versión de Excel (Excel 2016) mirando únicamente Power Pivot …
… En todo caso …
¿Cuál sería el chiste de nuevas versiones?
Para entender porqué, abramos nuestro Excel 2013 y hagamos lo mismo que antes:
Tomamos la tabla, la añadimos a Power Pivot, creamos una tabla dinámica utilizando el modelo de datos y llevamos el campo fecha al área de filas.
Bien, ya lo sabíamos, la agrupación automática es una característica de Excel 2016, por lo que para Excel 2013 debemos especificar cualquier agrupación de manera manual, por lo que procedemos a pulsar clic derecho y agrupar ….
Vaya sorpresa, la opción de agrupación esta deshabilitada ……
En tablas dinámicas de Power Pivot para Excel 2013/2010 no se pueden utilizar las opciones clásicas de agrupación de tablas dinámicas.
Por ello, he comentado que en Excel 2016 nos han facilitado las cosas
– Cubo OLAP
Comentaré que estos nos es un inconveniente de Power Pivot, en realidad es una propiedad intrínseca de los Cubos OLAP, en cuyo caso sólo requiere de una nueva forma de trabajo, claro Microsoft sabe cómo están acostumbrados a trabajar los usuarios de Excel, por lo que para la versión más reciente se ha dado a la tarea de habilitar estas opciones.
La Solución: Tablas de Calendario
Antes de continuar, las otras dos tablas: INFOClientes e INFOProductos han sido relacionadas con la tabla que hemos venido trabajando hasta aquí en el artículo: Tabla RegistroDeVentas, por lo que la vista de diagrama quedar así:
Si no tienes ni idea de que acaba de pasar, significa que no has visto: Crear Tabla Dinámica con Power Pivot (Relacionar Múltiples Tablas)
Dale un vistazo
Aquí te esperamos 😉
La solución está en las tablas de calendario, para no dar mucho rodeo y sacar una definición de qué es una tabla de calendario, vamos a una imagen:
Una imagen vale más que mil palabras
Las Tablas de Calendario (También conocidas como Tablas de Fechas) deben ser construidas u obtenidas por nosotros mismos, existen múltiples maneras de conseguirlas: Crearlas en Excel, Crearlas en Power Query, Importarlas de Azure Marketplace, etc. Aquí no entraremos en detalle sobre las propiedades de las tablas de calendario, en el archivo asociado a este artículo se deja construida, puedes analizarlas un poco más desde allí.
Es importante marcar la tabla de calendario como tablas de fechas. Paraello, Pestaña DISEÑAR, opción MARCAR COMO TABLAS DE FECHAS.
Ahora todo lo que tenemos que hacer es llevar los campos que necesitemos, por ejemplo, Año, Mes y Fecha de la tabla de calendario al área de filas del reporte de tabla dinámica, y listo:
Podemos agrupar estos tres campos en una jerarquía (Seleccione los campos y clic derecho):
Renombrarlo y organizarlo (Se puede reordenar seleccionando y arrastrando y, cambiar el nombre de la jerarquía pulsando doble clic encima de ella):
De esta manera será mucho más amigable cambiar este grupo de campos entre áreas de colocación y utilzar en diversas tablas dinámicas.
Nota: También se pueden utilizar columnas calculadas de la tabla registro de ventas, no obstante, te recomiendo al 100% que lo hagas con tablas de calendario siempre, siempre, siempre; sin importar si cuentas con Excel 2016, pues es una buena práctica y a medida que vayas encontrando todas sus bondades me lo agradecerás =) SIEMPRE TABLAS DE CALENDARIO.
Muy bein esto ha sido todo por el día de hoy
See ya later !!!! =)