Saludos a todos, el día de hoy hablaremos de un tema que la mayoría de usuarios de Excel, no le da la importancia que se merece, se trata del diseño apropiado que debe tener un gráfico de Columnas, también, conoceremos un pequeño truco para agregar interactividad al gráfico, antes de iniciar quiero que conozcas algunos beneficios de crear gráficos efectivos.
Beneficios
- Transmiten al usuario el mensaje correcto.
- Facilitan el análisis para la toma de decisiones.
- Ayudan a que los usuarios saquen sus propias conclusiones sobre el escenario que el gráfico está representando.
- Comunican datos rápidamente.
- Permiten comparar desempeños entre varias categorías.
En consecuencia aprenderemos como modificar un gráfico que luce así:
A uno del siguiente estilo:
La lista desplegable resalta el año elegido:
Pasos para Construir el Gráfico
1) Decidir que Gráfico Usar
Cada tipo de gráfico que existe sirve para una tarea en particular por eso es importante elegir el gráfico que esté acorde con la situación , hablando del gráfico de columnas, permite comparar categorías de datos a través de las columnas que representan valores numéricos, además, sirve para encontrar patrones y relaciones entre sus categorías.
2) Construcción del Gráfico por Defecto
Posteriormente, construimos el gráfico en Excel. (Seleccionar los datos o tabla donde se encuentrán los datos -> Insertar -> Gráficos -> Insertar Gráficos -> Insertar Gráfico de Columnas -> Columna Agrupada).
3) Modificar el Gráfico
Para construir un gráfico que realmente sirva para analizar datos, es recomendable tener presentes los siguientes lineamientos:
Características de un Gráfico Efectivo
– Simplicidad
El gráfico debe ser claro, fácil de entender y la simplicidad es un lineamiento principal para crear gráficos efectivos, entre más elementos tenga el gráfico, es posible que logremos que la atención del usuario se desvié de lo que realmente importa.
– Mostrar solo la Información Relevante
Debemos establecer el objetivo del gráfico y hacerlo lo más entendible para cualquier persona.
– No Sobrecargar el Gráfico
No repetir elementos que transmitan la misma información.
– Titulo Objetivo
El titulo del gráfico debe decir cual es el objetivo que tiene el gráfico, para que el usuario entienda el escenario de estudio.
– No Usar 3D
Los gráficos en 3D resultan poco útiles por que dificultan la comparación.
Nota: los gráficos de barras y columnas son muy similares, solo cambia la dirección en la que están orientados.
– Elementos Utiles en Gráficos
- Color: EL color puede ayudar a resaltar información relevante o en otros casos que el usuario dirija su atención a un elemento importante, bien aplicado aporta al diseño del gráfico, es recomendable NO usar colores brillantes.
- Etiquetas: son vitales para facilitar el entendimiento del gráfico, sin embargo, hay que utilizarlas adecuadamente para que no terminen siendo redundantes.
Aplicación en Excel
Ejemplo – Gráfico Efectivo
Supongamos que debemos modificar la gráfica de ingresos de los últimos 6 años de la empresa para un reporte ejecutivo:
1) Reducir el Máximo del Eje: Clic izquierdo sobre el eje -> Opciones del Eje -> Máximo : 100000,0 .
2) Quitar el Eje Vertical: Seleccionar el eje vertical -> Presionar tecla borrar.
3) Ajustar el Ancho y la Proximidad de las Columnas: Seleccionar las series dando clic izquierdo sobre alguna columna del gráfico -> clic derecho -> Dar formato a series de datos -> Opciones de Serie -> Superposición de Series : 1% -> Ancho del Intervalo: 52%.
4) Cambiar Color: Seleccionar Series – > Dar Formato a Series de Datos -> Relleno y Línea -> Relleno -> Relleno Solido -> Color-> Mas Colores -> Pestaña Personalizado -> Elegimos color gris con RGB: 217, 217, 217.
5) Agregamos Etiquetas: Seleccionar el gráfico -> Pestaña Diseño -> Agregar Elemento de Gráfico -> Etiquetas de Datos -> Extremo Interno.
6) Modificar Formato de Número de Etiqueta: Clic izquierdo sobre alguna etiqueta -> y en el panel de tareas elegimos Opciones de Etiqueta -> Número -> Categoría: Personalizado -> Tipo : #.k;-#.k
7) Cambiar Color del Texto de la Etiqueta -> Seleccionar etiqueta -> Opciones de texto -> seleccionamos gris con RGB: 127, 127, 127.
8) Eliminar Líneas de División: Elegir las líneas de división dando clic izquierdo sobre ellas -> Presionar la tecla Eliminar.
9) Cambiar fuente del gráfico: Clic izquierdo sobre el gráfico -> Fuente -> Century Gothic -> Tamaño : 10,5.
10) Elegir un Titulo Descriptivo teniendo en cuenta el objetivo del gráfico: Para este ejemplo el objetivo del gráfico es: Analizar los ingresos obtenidos de los últimos años en la Empresa.
11) Insertar Cuadro Combinado: Pestaña Desarrollador -> Controles -> Insertar -> Cuadro combinado -> Insertamos el cuadro combinado y lo re ubicamos.
12) Asignar Formato de Control: Clic derecho sobre el cuadro combinado -> Formato de Control -> Control -> Rango de entrada (Para este ejemplo el rango de años para resaltar al seleccionar uno ) -> Vincular con la celda : elegimos cualquier celda vacía y que podamos ocultar (C12) ->Aceptar.
13) Insertar la función de comparación en la celda D14: =INDICE(C5:D10;$C$12;2).
14) Insertar nueva columna en la tabla de Ingresos
15) Insertar en todo la columna Resaltar una función que permita comparar celdas: =SI(D5=$D$14;D5;NOD()) y arrastrarla hasta el final de la tabla.
Cada vez que la lista desplegable elija otro año se modificara toda la columna Resaltar.
16) Agregar Serie Resaltar al gráfico: Clic derecho sobre el gráfico -> Seleccionar Datos -> Entradas de leyendas (Series) -> Agregar -> Modificar serie -> Valores de la serie -> Elegimos el rango que contiene los datos de la nueva columna (Resaltar) -> Aceptar -> Aceptar.
17) Eliminar Etiquetas de la serie Resaltar: Seleccionamos las etiquetas de la segunda serie y presionamos la tecla Eliminar.
18) Cambiar el color de la nueva serie: Elegir la serie -> Opciones de Serie -> Relleno y Línea –> Relleno Solido -> Color -> Azul Claro.
Bueno, por ahora es todo lo que debemos hacer para crear un gráfico con un diseño efectivo y además con un poco de interactividad que facilita el análisis de información, Hasta la Próxima.