Hola amig@s de Excel Free Blog
Un buen modo de optimizar nuestros reportes o soluciones en Excel enfocados en analizar datos es entender la diferencia entre las tablas (o como nos gusta llamarlas en Excel Free Blog Tablas Estructuradas) y Listas Estructuradas, pues el uso del primer objeto proporciona algunos beneficios bien interesantes, así que veamos de que se trata.
¿Qué es una Tabla?
Recodemos que una tabla, es una configuración de datos, donde podemos guardar información referente a un proceso o situación de forma organizada, y está compuesta por registros y campos.
- Registro: es cada fila que componen la tabla y todas las filas contienen los mismos Tipos de datos.
- Campo: Es cada una de las columnas que compone la Tabla y cada una de ellas contiene, un Tipo de dato diferente
Luego de esta pequeña aclaración, vamos al mundo de Excel …
trabajamos con Múltiples tablas para crear reportes o soluciones en Excel, podemos identificar que tienen ciertos problemas en común, afortunadamente, Power Query lo sabe y por ello tiene una gran variedad de comandos para resolver problemas de transformación.
Hoy, exploraremos algunos comandos del editor de Consultas de Power Query, así que empecemos
Listas Estructuradas
Son rangos de celdas qué tienen la configuración de una tabla, por ejemplo:
Como puedes ver, este conjunto de datos tiene la configuración de una Tabla, pero no son una tabla “legitima” de Excel.
Por otro lado, contamos las poderosas tablas de Excel.
Tabla de Excel o Tabla Estructurada
Es un rango de datos estructurado, que además de tener la configuración de una tabla, nos facilita administrar y explorar un grupo de Datos, y Excel lo reconoce como tal.ara conectarnos con la tabla e
Entonces, para convertir un rango de datos en una Tabla de Excel:
Seleccionamos el Rango -> Pestaña Insertar -> grupo Tablas -> comando Tabla
Luego, en el cuadro de dialogo Crear Tabla, verificamos el rango de datos y si la tabla tiene encabezados, como en este caso, dejamos habilitada la opción y Clic en Aceptar.
Finalmente, hemos convertido el rango de datos en una tabla estructurada:
Nota: Podemos reconocer que se trata de una tabla “legitima” de Excel, porque al dejar la celda activa en algún lugar de la misma, en la cinta, el menú Contextual Herramientas de Tabla aparece.
Es recomendable cambiar inmediatamente el nombre de la tabla, por uno descriptivo
Pestaña Diseño – > grupo Propiedades -> en el cuadro de texto Nombre de la Tabla, damos doble clic sobre el nombre asignado por defecto y lo reescribimos -> Tecla Enter para terminar
También podemos reconocer una tabla estructurada por:
- Fila de Encabezados: Contiene las etiquetas de la tabla, así como el botón de Opciones de Filtro para cada columna, puedes quitarla, en la pestaña Diseño, grupo Estilos.
Opciones de Filtro para la columna Costo Unidad:
También contamos con,
Fila de Totales: Es una fila que podemos habilitar y permite resumir información de las columnas fácilmente:
Pestaña Diseño – > grupo Opciones de Estilo de Tabla -> Habilitamos la opción fila de Totales
Si seleccionamos una celda de la Fila de Totales, vemos que aparece una lista desplegable, con funciones para resumir nuestros datos.
Nota: Si la función que necesitamos no se encuentra disponible, elegimos la opción Más Funciones … y en el cuadro de Dialogo podemos buscarla en las diferentes categorías
Diferencias de Una Tabla con respecto a una Lista Estructurada
- Si agregamos más registros al final de la Tabla, esta se expande automáticamente, por lo que es muy recomendable utilizarla como origen de datos para tablas dinámicas o gráficos, por ejemplo.
- Power Pivot y Power Query solo trabajan con Tablas Estructuradas y no con rangos de Datos. Al intentar importar un rango de datos con Power Pivot o Power Query, Excel automáticamente lo convierte en una Tabla.
- Podemos crear Columnas Calculadas, es decir, que si escribimos una formula en una celda de la tabla, esta se propaga a otras filas automáticamente.
En la imagen, vemos que en la celda H5, hemos creado una función que calcula la utilidad por cada producto
Al dar Enter, automáticamente se propaga la función y se agrega una nueva columna a la tabla.
Nota: Las tablas trabajan con referencias estructuradas, por ello aparece el nombre de la Columna de la Tabla en la anterior formula.
- Las celdas de la tabla tienen un estilo que podemos personalizar:
Herramientas de Tabla ->Pestaña Diseño -> Estilos de Tabla -> Clic en la flecha, para desplegar la lista de estilos de tabla predefinidos
- Podemos Ordenar y Filtrar cada columna, con el botón de filtro que está en la parte derecha del nombre de la columna.
- Al crear una Tabla Estructurada, podemos trabajar con Slicers.
Con la celda activa en la tabla, vamos a la pestaña Diseño -> grupo Herramientas -> clic en Insertar Segmentación de Datos -> Seleccionamos el campo a utilizar como Filtro
- Si la celda activa se encuentra en la tabla, al desplazarnos hacia abajo, las etiquetas de las columnas de la Hoja de Excel, se reemplazan por los nombres de las columnas en la Tabla.
- En la parte inferior de la Tabla, existe un «cuadrito» que, al seleccionarlo y arrastrarlo, incrementa el rango de la tabla
Nota: En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, hay tres opciones útiles para trabajar con Tablas: Quitar Duplicados, Convertir Tabla en Rango y Resumir con Tabla Dinámica, que crea una tabla dinámica tomando como origen de datos dicha Tabla.
Bueno, eso es todo por el día de hoy, te recomiendo que empieces a utilizar las tablas estructuradas pues brindan mucha flexibilidad y facilidad en el trabajo con datos en Excel.
Hasta la próxima