Saludos amig@ de EFB
Hoy en día es muy común hablar de cuadros de mando o reportes, pero somos consientes que puede llegar a ser un poco confusa su diferenciación y por eso hoy vamos a tratar de entender este tipo de soluciones en Inteligencia de Negocios, que podemos crear en Microsoft Excel y Microsoft BI, así que.
-Antes que nada …
¿Qué es un Cuadro de Mando?
Para aclarar las dudas sobre que es realmente un Cuadro de Mando podemos utilizar la definición proporcionada por el experto en el tema de Diseño y Desarrollo de Cuadros de Mando, Stephen Few en su libro Information Dashboard Design y adaptada al español como:
Un cuadro de mando, es una representación visual de la información más importante, necesaria para lograr uno o más objetivos, consolidada y dispuesta en una sola pantalla, para que la información se pueda monitorear de un solo vistazo
Bueno, aunque puede que inicialmente no te resulte muy clara esta definición, vamos a empezar a entender un poco las características que nos pueden ayudar a identificar qué es un Cuadro de Mando y que es un Reporte
Los atributos que puede tener un cuadro de mando los podemos dividir en dos grupos
Características Principales de un Cuadro de Mando
- Contienen Elementos Visuales Apropiados: Pueden mostrar los datos gráficamente, por ejemplo, u otro tipo de visualizaciones que puedan enfocar la atención en las tendencias clave para hacer comparaciones o hallar valores atípicos, por mencionar algunas importantes aplicaciones, de dichos elementos.
- Enfoque: Muestra solo las métricas, gráficos, datos, indicadores, o cualquier tipo de elemento, que sea relevante para el objetivo del cuadro de mando.
- Facilitan el entendimiento y análisis de un proceso o situación: Puede contener conclusiones predefinidas relevantes para la meta del cuadro de mando.
Nota: En la siguiente imagen, puedes ver un Cuadro de Mando creado en Power BI, apoyado principalmente en Obtener y Transformar y el Lenguaje DAX
Características de Diseño
- Un cuadro de mando es una Interfaz gráfica que combina texto y elementos visuales haciendo énfasis en la parte gráfica: Contiene alto contenido de elementos visuales por que ayudan a transmitir un mensaje, entender una situación o significado más rápido y fácil, que con tan solo usar texto.
- Se debe poder ver, toda la información del Cuadro de Mando, de un solo vistazo (NO scroll): Para entender la información eficientemente, debemos tenerla toda a nuestra disposición.
- Mecanismos Visuales, concisos e intuitivos
- Un Cuadro de Mando, es personalizado: según las necesidades de la organización o el objetivo para el cual está diseñado
- Pueden Monitorear uno o más objetivos organizacionales
Nota:Ejemplo de cuadro de mando, creado en Excel:
Recuerda que estas características pueden variar según el Tipo de Cuadro de Mando y se han definido en el medio, a través de los años y por diferentes expertos, como, es el caso del ya mencionado, Stephen Few
Ahora bien, que beneficios podemos obtener al implementar un cuadro de mando:
- Según el Tipo de Cuadro de Mando y el objetivo para el cual fue diseñado, podemos obtener varias perspectivas sobre las métricas o indicadores principales, para alcanzar un objetivo o monitorear un proceso en particular.
- Permiten saber que está pasando en una organización o negocio, en un tiempo definido.
- Puede ayudar a expandir el poder sobre el manejo de los datos en una organización, enfocado principalmente, en la toma de decisiones para la optimización del trabajo.
- No están limitados a una SOLA aplicación en la organización, ni a un solo nivel
Y pues bien, estas son algunas, pero muy fuertes razones para empezar a implementar estas herramientas en nuestro trabajo diario, ahora bien…
Tipos de Cuadros de Mando
Cuadro de Mando Estratégico
- Están enfocados en monitorear la información fundamental acerca del estado de la organización o compañía, para así, alcanzar de los objetivos principales.
- Es muy común que NO contengan medidas o indicadores muy complicados.
- Ofrecen información básica pero fundamental, a un alto nivel de la compañía, es decir, que frecuentemente, son utilizados por altos cargos de la organización.
- Apoya la toma de decisiones estratégica.
- No necesitan actualizar datos en tiempo real.
Cuadro de Mando Operacional
- Enfocados principalmente, en monitorear información sobre una Operación del Negocio y por ende requieren información y respuesta oportuna.
- Dadas su naturaleza y objetivo, suelen utilizar más alertas, enfocadas principalmente en alarmar o informar sobre una situación particular y tomar acciones en el momento oportuno.
- Pueden o No, necesitar datos en tiempo real, depende de la operación.
- Requieren más nivel de detalle y suelen ser muy específicos, comparados con los cuadros de mando estratégicos.
Cuadro de Mando Analítico
- Apropiado, para hacer comparaciones a gran escala
- Analizan una situación en particular y pueden ser un punto de partida sobre qué acciones podemos tomar.
- No requiere datos en tiempo real.
- Ayuda a comparar tendencias o diversos variables importantes.
- Puede llevar análisis sobre varios niveles de la organización.
Ahora bien, ya hemos hablado a profundidad sobre diversas características y tipos de Cuadros de Mando, así que, hablemos de nuestra segunda solución,
¿Qué es un Reporte?
Podemos describirlos como herramientas, que nos permiten inspeccionar y analizar diferentes aspectos de una compañía y facilitan el proceso de toma de decisiones.
Algunas características de los reportes:
- Pueden ser tan simples como una tabla con datos, por ejemplo, o tan complejos como un reporte inteligente creado en Excel a través de diferentes funcionalidades y con una gran interactividad o con Microsoft Power BI.
- Pueden estar compuestos o no por: gráficos, cálculos, medidas y diferentes análisis (Comparativos o de Escenarios, por ejemplo), depende exclusivamente del objetivo del reporte
- El usuario debe utilizar su capacidad analítica, para obtener sus propias conclusiones, sin embargo, nosotros podemos facilitar esta tarea con las diferentes funcionalidades de Excel.
Ahora, bien, al igual que los cuadros de mando, podemos implementar estas herramientas para tomar mejores decisiones, y así optimizar el trabajo en nuestro entorno.
Pero te estarás preguntando ¿Para qué diferenciar estas dos herramientas?
Pues bien, debemos entender el objetivo de cada una de estas herramientas, para implementarlas adecuadamente en nuestra organización.
Puesto que con Excel y Microsoft BI, podemos crear ambas soluciones en Inteligencia de Negocios con las mismas habilidades.
Si aunque no lo creas, podemos utilizar nuestras habilidades en el manejo de estos poderosos software, para crear ambas soluciones, reportes o cuadros de mando, por que como lo habrás notado, la diferencia no se encuentra en la construcción sino en su aplicabilidad y principios. Ten esto presente.
Y bien espero que este articulo te ayude a diferenciar que tipo de solución vas a crear, recuerda que como lo mencionamos siempre en EFB, Excel y Power BI pueden ser nuestros grandes aliados para crear este tipo de soluciones, tomando como eje central Power Pivot y el lenguaje DAX, con un poco de ayuda de Power Query, asi que te invito a que sigas explorando estas grandiosas tecnologías.
Hasta la próxima!!!