Saludos, amig@s de EFB
Qué tal si iniciamos el año con algo de Power Query…
Cuando trabajamos con Power Query, tenemos la capacidad de hacer qué el proceso de Extracción, Transformación y Carga de datos sea flexible; porque podemos automatizar la actualización de una consulta, aún, sin tener conocimiento de código VBA.
Existen diferentes métodos para actualizar una consulta:
Para hacerlo manualmente, utilizamos el Panel de Consultas del libro.
Nota: Para mostrar el Panel de consultas del Libro, vamos a la pestaña datos, grupo Obtener y Transformar y damos clic en el botón Mostrar Consultas.
Aquí, podemos actualizar una consulta manualmente, dando clic sobre el icono Actualizar, que se encuentra al lado derecho del nombre de la consulta y que aparece cuando acercamos el cursor, al nombre de una consulta o la seleccionamos.
También podemos llevar a cabo esta acción, dando clic derecho sobre el nombre de la consulta y luego seleccionamos la opción Actualizar.
Aunque sea un procedimiento sencillo, podemos establecer ciertas reglas para que sea automático.
Actualizar una Consulta Automáticamente
Primero, vamos a la pestaña Datos, grupo Conexiones y damos clic en el botón Conexiones-
Luego, en el cuadro de dialogo Conexiones del Libro, podemos administrar las conexiones que tiene el libro, incluso las creadas directamente con Power Pivot o las diferentes consultas.
Nota: Recuerda que las conexiones las administra el libro y no Power Query.
Vamos a seleccionar la conexión referente a la Consulta, qué queremos se actualice automáticamente, para este ejemplo Producción 1999_2014 y luego, clic en el botón Propiedades.
En el cuadro de dialogo Propiedades de Conexión, podemos configurar de acuerdo a nuestras necesidades como queremos que se actualicen los datos.
Si fijamos nuestra atención en el grupo Control de Actualizaciones, veremos diversas opciones que nos permiten configurar reglas de actualización:
- Actualizar al Abrir el archivo: Como su nombre lo indica, si habilitamos esta opción se actualizarán los datos relacionados a esta consulta al abrir el archivo, es recomendable, cuando queremos asegurarnos de que se está trabajando con datos actualizados.
Nota: la opción Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro, mantiene la definición de la consulta, pero NO, los datos externos en el libro.
- Actualizar cada n minutos: Esta opción permite actualizar automáticamente una consulta, estableciendo una frecuencia entre cada actualización, dada en minutos.
Cualquiera de estas opciones, nos ayuda a mantener los datos actualizados, ahora bien, debemos tener en mente que:
SI habilitamos la casilla de verificación, Actualizar Datos en Segundo plano, tendremos la posibilidad de trabajar en Excel, mientras se actualiza la consulta, de no seleccionarla, no podemos llevar a cabo ninguna otra acción, hasta que finalice de actualizar la consulta.
Ahora que entendemos para que sirven las diferentes opciones, podemos seleccionar algunas, dependiendo de nuestras necesidades para que la consulta se actualice automáticamente, por ejemplo:
Así nos aseguramos que la consulta Producción 1999_2014, se actualizara cada 4 horas (240 minutos), o cada vez que se abra el archivo,
Si contamos con poco conocimiento en VBA, está es una buena opción para definir periodos de actualización de nuestras consultas, utilizadas en la creación de soluciones o herramientas en Excel, por ejemplo: reportes o cuadros de mando.
Bueno, eso es todo por hoy, espero que este artículo, te resulte de utilidad,
Hasta la próxima y mantente conectado a Excel Free Blog